読みやすいといわれる文章の書き方とは

皆さんこんにちは。前回の投稿から少し日が開いてしまいました。
今回はだれが読んでもわかりやすい文章の書き方についてお話ししたいと思います。

近年、グローバル化により教育においても英語を勉強する重要性が増しています。
しかし、日本人として世界に出るのであれば、まずは母国語である日本語をしっかり理解しておく必要があります。

日本語は世界の言語の中でもとくに難しいといわれています。
それは書き言葉と読み言葉が大きく異なることがあるからです。

今回はその中でも書き言葉の基本を理解するために、重要事項を厳選してお伝えしたいと思います。

誰に何の目的で何を伝えるのかを明確にする
一文は短く、伝える情報は一つだけ
事実と解釈はしっかりと区別する
概念を整理する
修飾語は直前に置く

誰に何の目的で何を伝えるのかを明確にする

まず初めに、文章を書く目的をはっきりさせます。
例えば、会議の議事録とブログの投稿をくらべてみましょう。

会議の議事録
・誰に→社内の人間
・何の目的で→会議の内容を共有するため(決定事項・参加者名簿等)
・何を伝えるのか→決定事項・参加者の名前・議論した内容等

ブログの投稿
・誰に→不特定多数の人
・何の目的で→趣味や興味のあることを共有し、発信していくため
・何を伝えるのか→自分の趣味・オススメ・なにかの感想

このようにまとめると、会議の議事録とブログの投稿の違いがよくわかります。
当然ですが、両方ともまったく同じような文章の書き方をしていたら伝えたいことも伝わりません。
(仮に議事録がブログでの書き方のような語り口調だったらおかしいですよね(笑))

つまり、文章を書く目的や伝える相手によって書き方を変えていく必要があるのです。

eg.　伝える相手が社内の人→ ある程度の専門用語を用いても構わないだろう
　　伝える目的が会議の内容を共有するため→ 長々と書くのではなく、重要な点を簡潔にまとめよう
　　決定事項や会議の内容を伝える→ 決定に至った流れやどんな議論がされたのかをまとめよう

こんな感じに「誰に」「何の目的で」「何を伝えるのか」の三つを考えることで、書くべき文章の大まかな構成を理解することができます。

三つの中でとくに重要なのが、伝える相手をしっかり理解するという事です。
伝える内容についてどの程度相手に知識があるのかを事前に知っておく必要があります。
相手の理解度によって伝えるべき内容や専門度を調整します。
会計学について説明するとして、初心者の人にいきなりROAやROEの話をしてもわかりませんよね。

このように相手を知ることで書く文章全体の構成に大きな影響を与えることになります。
わたしのおすすめは、まずは誰に伝えるとしても小学生でもわかるような書き方をすることです。
専門用語は例えを付け足したり、簡単な言葉に言い換えるなどして誰でも分かりやすくします。

では、小学生でもわかるような文章にするには具体的にどうすれば良いのでしょうか。

一文は短く、伝える情報は一つだけ

eg2　私が大学入学後にしたいことは国際交流で、英語を学び、異文化理解を深めて世界で活躍できるような企業に入りたいです。

こちらの文章を読んでみて、どうでしょう。
結局何が言いたいのか理解できましたか？

大学入学後にしたいことは国際交流だといっていますが、その先を読むと英語、異文化理解、世界で活躍できるような企業への入社というワードも登場しています。
これではこれら4つのことを成し遂げたいといってるようにも感じます。

そこで、まず一文を短くする努力をします。

→私が大学入学後にしたいことは国際交流です。
　そのためにもまずは英語と異文化についてしっかり勉強したいと思います。
　ゆくゆくは国際交流で得た経験や知識を生かし、世界で活躍できるような企業に入りたいです。

このように一文を短くすることで、非常に読みやすくなります。
ここでのポイントは一文の中で伝える情報は一つだけにするという事です。

・一文目は国際交流
・二文目は英語と異文化の勉強
・三文目は世界で活躍できる企業に入りたい

最初の文では一文で様々な情報が入っていたものが分散されることでより頭に入りやすくなりました。
文章を書き始めると、書いてるうちに頭の中で付け足したいことがどんどん浮かんでくるかと思います。
それらを付け足して一文を長くするのではなく、複数の文に分けることで読み手にとっても理解しやすくなります。

理想は一つの文章につき60～75文字くらいです。
簡潔にまとめることを是非心がけてみてください。

事実と解釈はしっかりと区別する

eg.今日は曇りなので雨が降るから傘を持っていこう。

こちらの文を読んでどう感じたでしょうか。
曇り＝雨が降るという個人の主観がまるで事実のように書かれているように感じます。
天気が曇りだからといって必ずしも雨がるとは限りません。

事実と個人の解釈はしっかりと分けるべきです。

→今日の天気は曇りだ。雨が降るかもしれないので傘を持っていこう。

これは、仕事において誰かに報告する際も非常に重要となります。
例えば、進捗状況を報告する際にどこまで進んだかと今後の進め方をごちゃまぜにして話すと、相手からしたら結局最も聞きたいことが聞けません。

事実と解釈を分けるには、事実を述べる文と解釈を述べる文の二つに分けてしまえばいいのです。
そうすれば、読み手からしてもしっかりと区別することができます。

また、これと類似して因果関係をはっきりさせることも重要となります。

eg.電車が遅れたせいで今日のプレゼンは大失敗だった。

どうでしょう、原因と結果が一致しているでしょうか。
原因＝電車が遅れた
結果＝プレゼンに失敗した
プレゼンに失敗したのは必ずしも電車が遅れたからではないでしょう。そもそも準備不足だったからかもしれません。

このように原因と結果を一致させることは文の内容をより信憑性のあるものとします。

概念を整理する

概念とは、物事の本質ともいいかることができます。
つまり、主張とその理由がしっかりと関連づいてないといけないという事です。

eg.ソフトテニスは前衛の動きがすべてである

根拠

最終的にポイントを取りに行くのは前衛の仕事
チームワークの良さで勝敗が分かれる
互いに信頼しあうことでよいプレーができる

どうでしょうか、ソフトテニスという競技は前衛がポイントを取りに行くことで勝敗が分かれるという主張をしていますが、根拠を見てみると前衛の大事さとチームワークやペアとの信頼性という二つの観点を説明していることがわかります。
このように概念が二つ存在してしまっては、結局のところ何が言いたいのかわかりません。
前衛の重要性とチームワークの重要性の二点に分けて説明を展開すべきです。